Subject: Circular / Circulaire No 1(25): 1965 Service Convention: Updated Guidelines for Model Form for Approval – Written Procedure
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "Justiitsministeerium"
Date: Tue, 7 Jan 2025 13:29:22 +0200

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HCCH 2025 Focused Circular No 1
 
1965 Service Convention: Updated Guidelines for Model Form for Approval –
Written Procedure 

The PB recalls Conclusion &amp; Decision (C&amp;D) No 47 of CGAP 2024
regarding the establishment of a Working Group (WG) which would review and
refine updates to the Practical Handbook on the Operation of the Service
Convention (Service Handbook) in the lead-up to and following the 2024
meeting of the Special Commission on the practical operation of the 1965
Service, 1970 Evidence, and 1980 Access to Justice Conventions (SC).

As part of the work associated with the SC and the Service Handbook, the
PB proposed minor updates to the Guidelines for completing the Model Form
(Guidelines) under the 1965 Service Convention. Updates are aimed to
modernise the information contained in the Guidelines. 

The PB recalls Conclusions and Recommendations (C&amp;Rs) Nos 79 and 132
of the 2024 meeting of the SC and notes that the SC welcomed the proposed
updates to the Guidelines and invited the WG to continue refining the
Guidelines. The SC agreed that once approved, the Guidelines would be
inserted as Annex 6 of the updated Service Handbook.

Following the meeting of the SC, the PB updated the Guidelines based on
the SC discussions as well as relevant C&amp;Rs agreed at that meeting.
Subsequently, the WG considered the updates made to the Guidelines and
agreed that with a few minor adjustments, the Guidelines were ready for
approval. 

The PB wishes to bring to the attention of Members that these updated
Guidelines have been included as Annex 6 of the Service Handbook, which
was released for approval by written procedure, pursuant to Focused
Circular No 70(24) of 19 December 2024.

However, to ensure Members have sufficient visibility of these proposed
updated Guidelines, the PB deemed it appropriate to circulate these
Guidelines separately, noting that approval of these Guidelines has been
sought as part of the written approval process for the Service Handbook.

The updated Guidelines are separately available on the Secure Portal of
the HCCH website under “Publications”.

Members may send written comments on the updated Guidelines, if any,
including any objections, in a separate document to the PB by Friday 31
January 2025, 5.00 p.m. (CET) to [email-masked]. The following
subject line should head the e-mail:  

“2024 SC – Updated Guidelines for Completing the Model Form (Service) –
[name of State]”. 

In the absence of any objection before the abovementioned date, the
updated Guidelines will be taken to be approved. In the case of one or
more objections, the PB will immediately notify Members of any objection,
and the Guidelines will be submitted to CGAP 2025.  

THE HAGUE, 7 January 2025

To the National and Contact Organs of the Members
To the Central Authorities designated under the 1965 Service and 1970
Evidence Conventions

Copy for information to the participants in the July 2024 SC on the 1965
Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions
Copy for information to the Diplomatic Missions of the Members

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 Circulaire ciblée No 1 de la HCCH de 2025
 
Convention Notification de 1965 : Lignes directrices actualisées pour le
Formulaire modèle - pour approbation par procédure écrite 

Le BP rappelle la Conclusion &amp; Décision (C&amp;D) No 47 du CAGP de
2024, concernant la création d’un Groupe de travail chargé d’examiner et
d’affiner l’actualisation du Manuel pratique sur le fonctionnement de la
Convention Notification (Manuel Notification) dans la période précédant et
suivant la réunion de 2024 de la Commission spéciale sur le fonctionnement
pratique des Conventions Notification de 1965, Preuves de 1970 et Accès à
la justice de 1980 (CS).

Dans le cadre des travaux liés à la CS et au Manuel Notification, le BP a
proposé des actualisations mineures des Lignes directrices pour remplir le
Formulaire modèle (Lignes directrices) conformément à la Convention
Notification de 1965. Ces mises à jour visent à actualiser les
informations contenues dans les Lignes directrices.

Le BP rappelle également les Conclusions et Recommandations (C&amp;R) Nos
79 et 132 de la réunion de la CS de 2024, qui a accueilli favorablement
ces actualisations et a invité le Groupe de travail à continuer d’affiner
les Lignes directrices. La CS a décidé qu’une fois approuvées, les Lignes
directrices seraient incluses dans l’annexe 6 du Manuel Notification
actualisé.

À la suite de la réunion de la CS, le BP a mis à jour les Lignes
directrices sur la base des discussions de la CS ainsi que des C&amp;R
pertinentes approuvées lors de cette réunion. Par la suite, le Groupe de
travail a examiné les mises à jour apportées au Lignes directrices et a
convenu qu’avec quelques ajustements mineurs, les Lignes directrices
étaient prêtes pour approbation.

Le BP souhaite attirer l’attention des Membres sur le fait que les Lignes
directrices actualisées ont été incluses dans l’annexe 6 du Manuel
Notification, publié pour approbation par procédure écrite conformément à
la Circulaire ciblée No 70(24) du 19 décembre 2024.

Toutefois, afin d’assurer aux Membres une visibilité suffisante de ces
propositions de Lignes directrices actualisées, le BP a jugé opportun de
diffuser ces Lignes directrices séparément, tout en précisant que leur
approbation est intégrée au processus d’approbation écrite du Manuel
Notification.

Les Lignes directrices actualisées sont disponibles sur le Portail
sécurisé du site web de la HCCH sous la rubrique « Publications ».

Les Membres sont invités à envoyer au BP leurs commentaires sur les Lignes
directrices actualisées, le cas échéant, y compris toute objection
éventuelle, dans un document distinct à l’adresse [email-masked]
avant le vendredi 31 janvier 2025, à 17 h (heure d’Europe centrale).
L’objet suivant doit figurer en tête du courrier électronique :

« CS 2024 – Lignes directrices actualisées pour remplir le Formulaire
modèle (Notification) - [nom de l’État] ».

En l’absence d’objection avant la date limite, les Lignes directrices
seront considérées comme approuvées. En cas d’une ou de plusieurs
objections, le BP en informera immédiatement les Membres et les Lignes
directrices seront soumises au CAGP de 2025.

LA HAYE, le 7 janvier 2025

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Autorités centrales désignées en vertu des Conventions Notification de
1965 et Preuves de 1970

Copie à titre d’information aux participants à la réunion de la CS de
juillet 2024 sur les Conventions Notification de 1965, Preuves de 1970 et
Accès à la justice de 1980
Copie à titre d’information aux Missions diplomatiques des Membres

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  Circular Específica N.°1  de la HCCH de 2025

Convenio sobre Notificaciones de 1965: Actualización de las Orientaciones
para el Formulario Modelo: para aprobación por procedimiento escrito  

La OP recuerda la Conclusión y Decisión (CyD) N.º 47 del CAGP de 2024
relativa a establecer un Grupo de Trabajo que revisaría y perfeccionaría
las actualizaciones al Manual práctico sobre el funcionamiento del
Convenio sobre Notificaciones (Manual sobre Notificaciones) antes y
después de la reunión de julio de 2024 de la Comisión Especial sobre el
funcionamiento práctico de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas y
Acceso a la Justicia (CE).

En el marco de los trabajos relacionados con la CE y con el Manual sobre
Notificaciones, la OP propuso actualizaciones menores en las Orientaciones
para cumplimentar el Formulario Modelo (Orientaciones) para el Convenio
sobre Notificaciones. El objetivo de dichas actualizaciones es modernizar
la información contenida en las Orientaciones. 

La OP recuerda las Conclusiones y Recomendaciones (CyR) N.º 79 y 132 de la
reunión de 2024 de la CE. Señala que la CE acogió con satisfacción las
actualizaciones propuestas e invitó al Grupo de Trabajo a seguir
perfeccionando las Orientaciones. La CE afirmó que, una vez aprobadas, las
Orientaciones se insertarían en el Anexo 6 del Manual.

Tras la reunión de la CE, la OP actualizó las Orientaciones sobre la base
de los debates de la CE, así como de sus CyR. Luego el Grupo de Trabajo
examinó las actualizaciones aportadas y acordó que, con algunos ajustes
menores, ya estaban listas para su aprobación. 

La OP desea informar a los Miembros que la actualización de las
Orientaciones se ha incorporado en el Anexo 6 del Manual sobre
Notificaciones, el cual se distribuyó para aprobación por procedimiento
escrito, conforme a lo indicado en la Circular Específica N.º 70(24) de 19
de diciembre de 2024.

Sin embargo, para que los Miembros tengan suficiente visibilidad de estas
Orientaciones, la OP consideró apropiado distribuirlas por separado e
indicar que su aprobación se ha solicitado como parte del proceso de
aprobación por escrito del Manual.

La actualización de las Orientaciones puede consultarse en el Portal
Seguro del sitio web de la HCCH, en la sección “Publicaciones”.

Los Miembros pueden enviar por escrito los comentarios y las objeciones
que tengan, en un nuevo documento, a la dirección [email-masked]. La
fecha límite para ello es el 31 de enero de 2025, a las 17:00 (hora de
Europa Central). El asunto del correo debe ser:  

“CE de 2024 - Actualización de las Orientaciones para cumplimentar el
Formulario Modelo (Notificaciones) - [nombre del Estado]”. 

De no haber objeciones para esa fecha, la actualización de las
Orientaciones se considerará aprobada. En caso de que se presenten una o
más objeciones, la OP las notificará inmediatamente a los Miembros y el
documento se presentará al CAGP de 2025.  

LA HAYA, 7 de enero de 2025

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Autoridades Centrales designadas en virtud de los Convenios sobre
Notificaciones de 1965 y Pruebas de 1970

Copia para información de los participantes en la reunión de la CE de
julio de 2024 sobre los Convenios sobre Notificaciones de 1965, Pruebas de
1970 y Acceso a la Justicia de 1980
Copia para información de las Misiones Diplomáticas de los Miembros