Subject: Circular / Circulaire No 70(24): 1965 Service Convention: Practical Handbook for Approval – Written Procedure
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "Justiitsministeerium"
Date: Thu, 19 Dec 2024 11:07:53 +0200

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HCCH 2024 Focused Circular No 70
 
1965 Service Convention: Practical Handbook for Approval – Written
Procedure

The PB recalls Conclusion &amp; Decision (C&amp;D) No 47 of CGAP 2024,
regarding the establishment of two Working Groups (WG) which would review
and refine updates to the Practical Handbook on the Operation of the
Service Convention and the Practical Handbook on the Operation of the
Evidence Convention in the lead-up to and following the July 2024 meeting
of the Special Commission on the practical operation of the 1965 Service,
1970 Evidence, and 1980 Access to Justice Conventions (SC).  

The PB further recalls C&amp;D No 49 of CGAP 2024, which reads as follows:

“CGAP decided that, following the meeting of the SC, and upon finalisation
by the WGs, the draft Handbooks and the Country Profiles will be submitted
to CGAP 2025 for approval. If the Handbooks and the Country Profiles were
finalised well in advance of CGAP 2025, CGAP decided that they could be
approved through a written procedure.”

In addition, the PB recalls Conclusion &amp; Recommendation (C&amp;R) No
132 of the July 2024 meeting of the SC which reads as follows:

“Taking into account the available resources and with a view to publishing
the Handbooks efficiently, the SC recommended to proceed with the
finalisation of the Service Handbook first and to have it approved by the
Members through a written procedure ahead of the 2025 CGAP meeting. […].”

Following the meeting of the SC, the PB updated the Service Handbook based
on the SC discussions as well as the C&amp;R concluded by the SC.
Subsequently, the updated Service Handbook was sent to the WG for
consideration in advance of the second WG meeting of 15 October 2024. The
WG agreed with the updates made to the Service Handbook and considered
that with a few minor adjustments, the Handbook was ready for CGAP’s final
approval.

In line with CGAP’s 2024 mandate and the SC’s Recommendation, and
following the work of the WG, the PB therefore submits the updated Service
Handbook to Members, for approval through a written procedure.

The updated Service Handbook is available on the Secure Portal of the HCCH
website under “Publications”, in both track change and clean versions.

Members may send written comments, if any, including any objections, in a
separate document to the PB by Friday 31 January 2025, 5.00 p.m. (CET) to
[email-masked]. The following subject line should head the e-mail:

“2024 SC – Service Practical Handbook – [name of State]”.

In the absence of any objection by 31 January 2025, the Handbook will be
taken to be approved. In the case of one or more objections, the PB will
immediately notify Members of any objection, and the document will be
submitted to CGAP 2025.

THE HAGUE, 19 December 2024 

To the National and Contact Organs of the Members 
To the Diplomatic Missions of the Members

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 Circulaire ciblée No 70 de la HCCH de 2024
 
Convention Notification de 1965 : Manuel pratique en vue de son
approbation – Procédure écrite

Le BP rappelle la Conclusion &amp; Décision (C&amp;D) No 47 du CAGP de
2024, concernant la création de deux Groupes de travail qui examineraient
et affineraient l’actualisation du Manuel pratique sur le fonctionnement
de la Convention Notification et du Manuel pratique sur le fonctionnement
de la Convention Preuves dans la période précédant et suivant la réunion
de juillet 2024 de la Commission spéciale sur le fonctionnement pratique
des Conventions Notification de 1965, Preuves de 1970 et Accès à la
justice de 1980 (CS).

Le BP rappelle en outre la C&amp;D No 49 du CAGP de 2024, qui se lit comme
suit :

« Le CAGP a décidé qu’à l’issue de la réunion de la CS, et une fois que
les Groupes de travail auront terminés leurs travaux, les projets de
Manuels et les Profils d’État seront soumis au CAGP de 2025 pour
approbation. Si les Manuels et les Profils d’État devaient être finalisés
bien avant la tenue du CAGP de 2025, le CAGP a décidé qu’ils pourraient
être approuvés par le biais d’une procédure écrite. »

Par ailleurs, le BP rappelle la Conclusion et Recommandation (C&amp;R) No
132 de la réunion de la CS de juillet 2024, qui se lit comme suit :

« Compte tenu des ressources disponibles et dans un souci d’efficacité du
processus de publication des Manuels, la CS recommande de procéder dans un
premier temps à la finalisation du Manuel Notification et de le faire
approuver par les Membres par le biais d’une procédure écrite en amont de
la réunion du CAGP de 2025. [...] »

À l’issue de la réunion de la CS, le BP a procédé à l’actualisation du
Manuel Notification sur la base des discussions tenues lors de la CS et
des C&amp;R adoptées à cette occasion. Par la suite, cette version
actualisée a été transmise au Groupe de travail pour examen en prévision
de la deuxième réunion, qui s’est tenue le 15 octobre 2024. Le Groupe de
travail a approuvé les modifications apportées au Manuel Notification et a
estimé qu’avec quelques ajustements mineurs, celui-ci était prêt à être
soumis à l’approbation finale du CAGP.

Conformément au mandat du CAGP de 2024 et à la recommandation de la CS, et
suite aux travaux menés par le Groupe de travail, le BP soumet la version
actualisée du Manuel Notification aux Membres en vue de son approbation
par le biais d’une procédure écrite.

Le Manuel Notification actualisé est disponible sur le Portail sécurisé du
site web de la HCCH sous la rubrique « Publications », à la fois en
version « suivi des modifications » et en version « propre ».

Les Membres sont invités à envoyer leurs commentaires par écrit, le cas
échéant, y compris toute objection éventuelle, dans un document distinct à
l’adresse [email-masked] avant le vendredi 31 janvier 2025, à 17 h
(heure d’Europe centrale). L’objet suivant doit figurer en tête du
courrier électronique :

« CS 2024 –Manuel pratique Notification – [nom de l’État] »

En l’absence d’objection avant le 31 janvier 2025, le Manuel pratique sera
réputé approuvé. Dans le cas d’une ou de plusieurs objections, le BP en
informera immédiatement les Membres et le document sera soumis au CAGP de
2025.

LA HAYE, le 19 décembre 2024

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Missions diplomatiques des Membres

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  Circular Específica N.°70  de la HCCH de 2024

Convenio sobre Notificaciones de 1965: Manual Práctico para aprobación por
procedimiento escrito

La OP recuerda la Conclusión y Decisión (CyD) N.º 47 del CGAP de 2024
relativa a establecer dos Grupos de Trabajo (GT) que revisarían y
perfeccionarían las actualizaciones del Manual práctico sobre el
funcionamiento del Convenio sobre Notificaciones y del Manual práctico
sobre el funcionamiento del Convenio sobre Pruebas antes y después de la
reunión de julio de 2024 de la Comisión Especial sobre el funcionamiento
práctico de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas y Acceso a la
Justicia (CE).  

Asimismo, la OP recuerda la Conclusión y Decisión (CyD) N.º 49 del CAGP de
2024: 

“El CAGP adopta la decisión de que, después de la reunión de la CE y una
vez concluida la labor de los GT, los proyectos de los Manuales y los
Perfiles de País se presenten al CAGP 2025 para su aprobación. El CAGP
adopta la decisión de que los Manuales y los Perfiles de País puedan ser
aprobados mediante un procedimiento escrito si se los termina de preparar
mucho antes del CAGP de 2025.”

Además, la OP recuerda la Conclusión y Recomendación (CyR) N.º 132 de la
reunión de julio de 2024 de la CE:

“Teniendo en cuenta los recursos disponibles y con vistas a publicar los
Manuales de manera eficiente, la CE recomienda, primero, ultimar la
redacción del Manual sobre Notificaciones y someterlo a la aprobación de
los Miembros mediante un procedimiento escrito antes de la reunión del
CAGP de 2025. […]” 

Tras la reunión de la CE, la OP actualizó el Manual sobre Notificaciones
sobre la base de los debates de la CE, así como de sus CyR. Dicha versión
actualizada se envió al GT para su consideración antes de la segunda
reunión del GT del 15 de octubre de 2024. El GT estuvo de acuerdo con las
actualizaciones realizadas y consideró que, con algunos ajustes menores,
el Manual estaba listo para la aprobación final del CAGP.

En consonancia con el mandato de 2024 del CAGP y la Recomendación de la
CE, y tras el trabajo del GT, la OP presenta el Manual sobre
Notificaciones actualizado a los Miembros, para su aprobación mediante un
procedimiento escrito.

El Manual sobre Notificaciones actualizado está disponible en el Portal
Seguro del sitio web de la HCCH, en “Publicaciones”, tanto en versión con
control de cambios como en versión limpia.

Los Miembros pueden enviar por escrito los comentarios y las objeciones
que tengan, en un nuevo documento, a la dirección [email-masked]. La
fecha límite para ello es del viernes 31 de enero de 2025, a las 17:00
(hora de Europa Central). El asunto del correo electrónico debe ser:

“CE 2024 – Manual Práctico Notificaciones – [Estado]”

De no haber objeciones al 31 de enero de 2025, el Manual se considerará
aprobado. En caso de que se presenten una o más objeciones, la OP las
notificará inmediatamente a los Miembros y el documento se presentará al
CAGP de 2025.

LA HAYA, 19 de diciembre de 2024 

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros 
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros