Subject: HCCH 2024 Financial Circular No 14 – 17 December / "Draft Zero'' Budget & Revised Proposal to Save on Audit Costs: Moving to A Two-Year Budget Cycle
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "National Organ Estonia" <[email-masked]>
Date: Tue, 17 Dec 2024 18:58:05 +0200

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.	

  Version française ci-après 
  Versión en español abajo 

 
 a 
 
HCCH 2024 Financial Circular No 14

“Draft Zero” Budget 
&amp;
Revised Proposal to Save on Audit Costs: Moving to A Two-Year Budget Cycle

The PB is pleased to inform Member States that the “Draft Zero” of the
Budget for Financial Year 2025-2026 is available on the Secure Portal of
the HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic
Representatives 2025”. This document is available in English only.

The purpose of the “Draft Zero” budget is for the Secretary General to
give an indication of the basic budgetary directions and decisions that
need to be taken in relation to Financial Year 2025-2026. It will be
discussed during the informal budget meeting scheduled to take place on
Friday 17 January 2025 at 10.00 a.m (CET), via the Microsoft Teams
platform. The meeting on 17 January will provide an opportunity for an
informal exchange on budgetary priorities before the draft Budget is
submitted in accordance with the formal procedure. 

While neither a “Draft Zero” budget nor such a first round of informal
discussions are envisaged in the Financial Regulations, the informal
meetings held in prior years allowed for more efficient preparation of,
and discussion on, the draft Budget and, in particular, a smoother running
of the meeting of the Council of Diplomatic Representatives (CDR). The
first formal draft Budget will be submitted after the informal meeting by
1 February 2025, in accordance with Article 5(1) of the Financial
Regulations.

Additionally, the PB is pleased to inform Member States that the Revised
Proposal to Save on Audit Costs: Moving to a Two-Year Budget Cycle
(available in English only) is available on the Secure Portal of the HCCH
website under “Governance” then “Council of Diplomatic Representatives
2025”. Its purpose is to facilitate consultations on the matter during the
aforementioned meeting. 

Member States are invited to designate participants for the 17 January
meeting by sending an e-mail to [email-masked] before Friday 10
January 2025, 5.00 p.m. (CET). Please note that this meeting is typically
attended by Embassy staff located in The Hague. As the meeting will only
take place via videoconference, however, Member States may designate
participants from capitals as well. The link to the videoconference will
be sent to designated participants only; please note that it may not be
possible to accommodate designations received after the deadline.

Please also take note of the dates for HCCH financial meetings in the
first half of 2025: 
*   Tuesday 18 February 2025: hybrid meeting of the Standing Committee
(StC)
*   Thursday 27 March 2025: hybrid meeting of the StC
Additional documentation and further details regarding these meetings will
be shared with Member States in future Financial Circulars.

THE HAGUE, 17 December 2024

To the National Organs of the Member States
To the Diplomatic Missions of the Member States

Copy for information to the Contact Organ of the European Union  

  ________________________________  

 
 a 
 
Circulaire sur les finances No 14 de la HCCH de 2024

Projet de budget « version zéro » 
&amp;
Proposition révisée d’économies sur les frais d’audit : Passage à un cycle
budgétaire bisannuel

Le BP a le plaisir d’informer les États membres de la HCCH que le projet
de budget « version zéro » pour l’Exercice financier 2025-2026 est
disponible sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les
rubriques « Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques
de 2025 ». Ce document est disponible en anglais uniquement.

Le projet de budget « version zéro » a pour objet de permettre au
Secrétaire général de donner une indication des orientations et décisions
budgétaires de base qui doivent être prises dans le cadre de l’Exercice
financier 2025-2026. Celui-ci sera étudié lors de la réunion informelle
sur le Budget prévue le vendredi 17 janvier 2025 à 10 h (heure d’Europe
centrale) via la plateforme Microsoft Teams. Cette réunion sera l’occasion
de mener un échange informel sur les priorités budgétaires avant que le
projet de budget ne soit soumis conformément à la procédure officielle.

Bien que ni un projet de budget « version zéro » ni un premier cycle de
discussions informelles de ce type ne soient prévus dans le Règlement
financier, les réunions informelles tenues les années précédentes ont
permis une préparation et une discussion plus efficaces du projet de
budget et, en particulier, un déroulement plus fluide de la réunion du
Conseil des Représentants diplomatiques (CRD). Le premier projet de budget
formel sera soumis après la réunion informelle au plus tard le premier
février 2025, conformément à l’article 5(1) du Règlement financier.

Par ailleurs, le PB a le plaisir d’informer les États membres que la
Proposition révisée d’économies sur les frais d’audit : Passage à un cycle
budgétaire bisannuel (disponible en anglais uniquement) est disponible sur
le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les rubriques «
Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques de 2025 ».
L’objectif de ce document est de faciliter les consultations sur ce sujet
lors de la réunion susmentionnée.

Les États membres sont invités à désigner des participants pour la réunion
du 17 janvier en envoyant un courrier électronique à l’adresse
[email-masked] avant le vendredi 10 janvier 2025, à 17 h (heure
d’Europe centrale). Il convient de noter que le personnel des ambassades
situées à La Haye participe habituellement à cette réunion. Étant donné
que cette réunion se déroulera uniquement par vidéoconférence, les États
membres peuvent désigner des participants provenant également des
capitales. Le lien vers la vidéoconférence sera envoyé uniquement aux
participants désignés ; veuillez noter qu’il ne sera très probablement pas
possible de prendre en compte les désignations reçues après la date
limite.

Veuillez prendre note des dates des réunions sur les finances de la HCCH
au premier semestre 2025 : 
*   Mardi 18 février 2025 : réunion hybride du Comité permanent
*   Jeudi 27 mars 2025 : réunion hybride du Comité permanent
Des documents supplémentaires et d’autres informations concernant ces
réunions seront communiqués aux États membres dans les futures circulaires
sur les finances.

LA HAYE, le 17 décembre 2024

Aux Organes nationaux des États membres
Aux Missions diplomatiques des États membres

Copie à titre d’information à l’Organe de liaison de l’Union européenne

  ________________________________  

 
 a 
 
Circular sobre Asuntos Financieros N.º 14 de la HCCH de 2024

Proyecto preliminar de presupuesto 
y
Propuesta revisada para ahorrar costos de auditoría: paso a un ciclo
presupuestario bienal

La OP se complace en informar a los Estados miembros que el proyecto
preliminar de presupuesto del ejercicio 2025-2026 está disponible en el
Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza” y después “Consejo
de Representantes Diplomáticos de 2025”. El documento solo está disponible
en inglés.

El objetivo del proyecto preliminar de presupuesto es presentar las
orientaciones y decisiones presupuestarias básicas que deben adoptarse en
relación con el ejercicio 2025-2026. Se debatirá durante la reunión
presupuestaria informal que tendrá lugar el viernes 17 de enero de 2025 a
las 10:00 (hora de Europa Central), a través de la plataforma Microsoft
Teams. Esta reunión brindará la oportunidad de un intercambio informal
sobre las prioridades presupuestarias antes de que se presente el proyecto
de presupuesto de conformidad con el procedimiento formal. 

Si bien el Reglamento Financiero no prevé ni un proyecto preliminar de
presupuesto ni una primera ronda de debates informales, las reuniones
informales celebradas en años anteriores facilitaron la preparación y el
debate del proyecto de presupuesto y, en particular, el buen desarrollo de
la reunión del Consejo de Representantes Diplomáticos (CRD). El primer
proyecto formal del presupuesto se presentará tras la reunión informal
antes del 1 de febrero de 2025, de conformidad con el artículo 5(1) del
Reglamento Financiero.

Además, la OP se complace en informar a los Estados miembros que la
Propuesta revisada de ahorro en costos de auditoría: paso a un ciclo
presupuestario bienal (disponible solo en inglés) está disponible en el
Portal Seguro del sitio web de la HCCH en “Gobernanza” y luego “Consejo de
Representantes Diplomáticos de 2025”. El objetivo de este documento es
facilitar las consultas sobre el asunto durante la reunión mencionada. 

Se invita a los Estados miembros a designar participantes para la reunión
del 17 de enero, por correo electrónico a la dirección
[email-masked]. La fecha límite para ello es el viernes 10 de enero
de 2025 a las 17:00 (hora de Europa Central). Cabe señalar que a esta
reunión suele asistir personal de las embajadas con sede en La Haya. No
obstante, dado que la reunión solo se celebrará por videoconferencia, los
Estados miembros pueden designar también participantes de su capital. El
enlace a la videoconferencia se enviará únicamente a los participantes
designados. Rogamos tengan en cuenta que tal vez no sea posible aceptar
las designaciones que se reciban después de la fecha límite.

Asimismo, rogamos tomen nota de las fechas de las reuniones sobre asuntos
financieros del primer semestre de 2025: 
*   Martes 18 de febrero de 2025: reunión híbrida del Comité Permanente
*   Jueves 27 de marzo de 2025: reunión híbrida del Comité Permanente
Se facilitarán más documentos y detalles sobre estas reuniones en futuras
Circulares sobre Asuntos Financieros.

LA HAYA, 17 de diciembre de 2024

A los Órganos Nacionales de los Estados miembros
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros

Copia para información del Órgano de Contacto de la Unión Europea